Der Clubdienst
Der Clubdienst umfasst alles, was dazu beiträgt, dass ein Club ein Rotary Club wird und bleibt und dass aus bloßen Mitgliedern Rotarier werden. Dabei ist es durchaus legitim und auch üblich, die nachgenannten umfangreichen Aufgaben auf mehrere Schultern bzw. Vorstandsmitglieder zu verteilen (Sekretär, Aufnahmeausschuss, Mentoren, Archivbeauftragter, Webmaster).
Zum Aufgabenbereich des Clubdienstes gehören insbesondere:
- Präsenz
Eine klärende Kontaktaufnahme mit einem Mitglied, das eine schwache Präsenz aufweist, kann, falls vom Präsidenten zu seiner Entlastung gewünscht, durch den Clubdienstbeauftragten wahrgenommen werden, sofern nicht der Mentor damit betraut ist. - Information
Das Wissen über Rotary lässt in vielen zu wünschen übrig. Hier könnte durch regelmäßige Kurzvorträge von wenigen Minuten über rotarische Themen Abhilfe geschaffen werden. Auch die Bekanntgabe des Inhalts des Monatsbriefes des Governors - und zwar nicht nur der Präsenzzahl des eigenen Clubs - gehört hierher, wenn dies auch häufig vom Präsidenten selbst wahrgenommen wird. Weiter empfiehlt es sich, regelmäßig aus dem Inhalt von THE ROTARIAN zu berichten, von dem jeder Club ein Exemplar erhält, z. B. über die dort regelmäßig abgedruckten Beschlüsse des Zentralvorstandes. - Satzung
Bei manchen Clubs haben sich im Laufe der Jahre eigene Praktiken entwickelt, z.B. beim Aufnahmeverfahren oder in der Zusammensetzung des Vorstandes, die nicht mehr durch die Clubsatzungen gedeckt sind; oft genug ist die Clubsatzung auch in Vergessenheit geraten. Der Clubdienstbeauftragte muss auf solche Diskrepanzen oder auf empfehlenswerte Änderungen hinweisen und die erforderliche Satzungsänderung oder gegebenenfalls eine Neufassung vorschlagen.
- Clubchronik, Clubarchiv
Schon bei der Clubgründung sollte die Anlage eines Clubarchivs und einer Clubchronik begonnen werden. Aber auch bei älteren Clubs bleiben nachgeholte Archive sinnvoll, denn sie sind nicht nur unter dem historischen Aspekt zu sehen, sie dienen auch jedem neuen Mitglied als Hilfe für die Integration. Empfehlenswerter Inhalt: kurzer Rückblick auf die Charterfeier, Clubgrenzen, Kurz- Curricula mit Lichtbild (eine DIN-A-4-Seite), Darstellung wichtiger Club-Ereignisse in illustrierter Zusammenfassung, wenn möglich mit entsprechenden Presseberichten, Liste der gehaltenen Vorträge. - Das Archiv könnte im Internet auf den internen Seiten des Clubs auch allen Mitgliedern jederzeit zugänglich sein.
- Mitgliedschaftserweitung
Es ist Aufgabe jedes Rotariers, nicht nur der Mitglieder des Aufnahmeausschusses, nach geeigneten neuen Mitgliedern Ausschau zu halten und sie zur Aufnahme vorzuschlagen. Weiterhin sollte es, bei aller Autonomie der Clubs in Aufnahmeverfahren, eine Ehrenpflicht jedes Clubs sein, zuziehenden Rotariern eine neue rotarische Heimat zu gewähren. Es empfiehlt sich, dem neu aufgenommenen Mitglied einen Mentor zur Seite zu stellen, der ihn mit Informationen über den Club und Rotary allgemein, mit der Clubchronik und anderem aktuellen Materia versorgtl und ihm hilft, sich schnell in den Club zu integrieren. - Mitgliedschaftbewegungen
Eine gewisse Fluktuation der Mitgliedschaft durch berufliche Veränderung und Wegzug ist ganz natürlich. Doch sollte dem betreffenden Mitglied jede mögliche Hilfestellung beim Finden einer neuen rotarischen Heimat geleistet werden. Bei jedem sonstigen Austritt, insbesondere nach relativ kurzer Mitgliedschaft, sollte der Grund des Austritts analysiert werden. Meist wird sich herausstellen, dass man entweder dem neuen Mitglied gewisse Grunderfordernisse wie Präsenz, finanzieller Aufwand der Mitgliedschaft, Verpflichtung zu regelmäßigen Vorträgen, aber auch zur Übernahme von Amtern im Club nicht klar genug gemacht hat oder dass seine Integration gescheitert ist. Nachlassende Präsenz kann ein Indiz für Unzufriedenheit und Missstimmung sein und damit einen bevorstehenden Austritt ankündigen. In Jedem Fall sollte der Clubdienstbeauftragte seine Beobachtungen und Analysen dem Präsidenten oder dem Vorstand vortragen und Vorschläge zur Abhilfe machen.- Verbindung zur Zeitschrift Rotary Magazin in Absprache mit dem Berichterstatter:
- Kurzberichte über wichtige Clubereignisse, auch wenn sie im Protokoll bereits erwähnt sind;
- Clubberichte an den Distriktsberichterstatter und an die Redaktion des Rotary Magazins.
- Öffentlichkeitsarbeit, sofern hiermit nicht ein anderes Clubmitglied betraut ist.
- Verbindung zur Zeitschrift Rotary Magazin in Absprache mit dem Berichterstatter: